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荣获苹果设计大奖,这款人人称赞的 To-Do 应用究竟应该怎么用?

2019-04-29 09:37 编辑: suiling 分类:App Store研究 来源:AppSo

在大学的时候,我就用过类似待办事项的软件,比如《滴答清单》。用的第一个星期,我还每天晚上睡觉前,思考一下明天要做什么,然后标记在《滴答清单》上,第二天按照记录执行。可是到了第二周,不做事情并打卡就变得非常的敷衍,不但没有解决我的需求,还增加了我的焦虑。

在网上一直看到有人推荐《Things 3》,作为一个效率类且规划事项的 app ,本着探索新的生活方式,分享下最近的使用感受。

懒人目录

  • 《Things 3》的介绍与更新

  • 为什么要用软件去管理生活和工作?

  • 如何将信息降维?

  • 如何排列优先级?

  • 工作流的建立

  • 最后

《Things 3》的介绍与更新

《Things 3》是一个效率类的任务管理软件,由一家德国公司开发,到目前为止已经发展为一款苹果生态的全平台产品。并且获得 Apple Store 的「编辑精选」和 Apple 设计大奖

它基于 GTD(Getting Things Done)基本设计理念,翻译过来就是「把事情做完」,记录下要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD 的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

《Things 3》本身支持 iCloud 同步,数据在云端不会丢失。对于 2.0 版本也是大改变 UI 视觉上采用清爽的白色背景作为主色调,应用内也更换了更加现代化的字体和图标。并且增加了黑夜模式,增加了 Apple 的「快捷指令」。

除了界面上的变化,Thing 3 还采用了大量精美而不失稳重的交互动效。

我们使用动效是为了直观地传递信息以及让用户的操作逻辑更清晰,它们不仅仅只是「动效」而已——《Things 3》团队

https://culturedcode.cachefly.net/things/videos/2017-05-16-allnewthings-release/meettheallnewthings-internal.mp4——《Things 3》宣传片

为什么要用软件去管理生活和工作?

「好记性不如烂笔头」,我们从小就听这句话,为什么呢?其实我们的大脑里存放了太多的信息,生活、家庭、工作各种事物缠绕在一起,手忙脚乱就是在形容这个阶段。

降维——简单化

过去我们将所想的东西记在本子上,现在是记在手机里,但是这都是对大脑中的某群抽象的信息,进行提取、转变、组织,变成大家都懂的文字。正是这个「降维」的过程,才是我们管理时间的关键点,将复杂事情变得简单、可操作、可执行。

优先级

运用经济学的原理,来概括人的行为:「人的精力是有限的,而问题是无穷的。」每个人都是普通人,每天能正常学习工作的时间也就几个小时,是不可能解决所有问题的。因此,排列优先级成为非常重要的事项,根据轻重急缓,把严重的事排期靠前,其他的先延后待定,才能在有限的时间,产生最大的价值。

软件管理

不是说以上行为必须用电脑或者手机,很早以前画思维导图和工作坊,完全都是纸上画。只是说,在移动互联网发展的今天,使用一些软件工具协同,既能节省时间,还能高效办公,减少工作时间,你不高兴吗?注意!重要的是思考与思维,而不是有某个软件才能做到,就好像摄影大师用什么相机都能拍成大片,只是选一个顺手的机器用而已,软件工具亦一样。

如何将信息降维?

比如:我要建立学习英语这个项目,如图所示,我会开始规划在这个项目中有哪些「代办事项」。在「明白听与说的重要性」下,我又将其分解成了更小的任务,来方便完成。这是就是《Things 3》重要的 3 级分类:项目(Project)——待办事项(To do)——清单(Checklist)

而当我的项目与需要做的是越来越多的时候,我就需要分类他们。比如需要学习的事项越来越多,我就将这些项目归类为「学习」,更多的归类比如:工作、家庭等。「待办事项」也相同,我可以将前两个事归结为「先期规划」。这就是软件中的「区域」、「标题」,只作为划分项目用,「区域」划分「项目」在页面左侧,「标题」划分「待办事项」在页面右侧。

 

降维分类之间的关系如下图

如何排列优先级?

比如:我要将「明白听与说的重要性」作为第一优先级,我就将他放在「今天」白天处理。而晚上的时候,再处理「根据情况,以及自己的学习能力进行评估」,所以将它标记为「今晚」。

而「买参考书伟小绿」我考虑星期三提醒我买。而「要通过英文母语的解释来理解单词与上下文」,我考虑在星期五之前完成。

通过这些我就完成了我对项目的「优先级」排序。实施各项任务时,可以打开「今天」,就会显示今天要做的事情,「今晚」在页面上分割到下方,让「今天」列表更加清晰明朗。你也可以选择同步手机中的《日历》。

打开「计划」,即可查看排上日程的一些事。如果「计划」的事情就做完了,就可以打开「随时」,看一看有哪些还没规划的事情还可以做。

除此之外,通过标签,可以将一些事项标记不同的重要性,举例一下用法:

  1. 区分紧急、重要、待定、进行中、待反馈,将「完成」这一行为分解,实时把握各个事项的进度;

  2. 区分场景:手机、电脑、上班等等,将使用场景具体化;

  3. 可以划分到人:小红、小明、小强,这些工作是由他们负责的。

临时事项——收信箱

生活中总有一切无法归类的事项,比如需要买洗发水了、需要去办理手机业务了等等琐碎的事情,而又还没有想好什么时候做,这时,就可以在「收件箱」中添加待办事项。

除此之外,稍后阅读也是现在的必然需求,可以把还没有读完的文章放入「收件箱」,《Things 3》支持系统分享,快捷方便。

工作流的建立

综上所述,以建立学习计划为例,主要分为三部分:

1. 信息「降维」与整理

首先,无论什么时候你都可以随时记录一个想要完成的任务或灵感,放入「收件箱」里,然后再进行管理。解决了信息分散的问题。

其次你可以将你想要完成的一个大目标,不断的分解成一个个可以完成的小目标,并合理安排时间,积少成多的瞬间,不可能完成的大项目就做完了。解决了眼高手低的问题。

2. 优先级排序

很多人每天忙忙忙,但到头好像什么都没做成。平均分配精力是愚蠢的,人的精力的有限的,高效率解决最重要的事情,才能产生更高的价值。配合标签,筛选出符合目前的时间、精力、地点、设备的任务,不服就干。

3. 项目跟进

在实现这些任务时,除了打对号和分配精力。完成的事项,可以保存痕迹,可以查看自己做完了什么事,特别适合工作需要写日报、周报的同学。其次每个项目的前面都有一个饼状图,实时根据你整个项目的完成程度显示,方便我们去直观的了解进度。

 

而且由于前面信息降维与优先级排序,导致要做的时候,完全不用思考,可以直接去实施,因为之前已经将各个任务分解到很小很小,小到不用思考就可以去做了.

最后

有的网友会问,《Things 3》其实大部分功能可以通过 iOS 自带的《备忘录》和《提醒事项》来实现,有什么特别之处呢?只是好看吗?

首先重要的还是那句话,软件不重要,思维才是最重要的,软件的话,选择自己最顺手的就可以,在这里我只是分享一下关于《Things 3》体验。

其次我在使用了《Things 3》,工作的各种琐碎的事情都有记录并保留跟踪,大大缩短了我的工作时间,工作更高效。现在每周一我要规划一周工作,然后每天早上直接执行就可以了。

希望各位同学能通过文章收获到自己想要的东西。

本作适用于 iOS 10.2 +的 iPhone、iPad 、iPod touch,售价 68 元。适用于 OS X 10.11.0 + MacBook ,64 位处理器,售价 328 元。

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